Sebagai seorang mahasiswa dengan embel-embel jurusan yang mungkin sukar dipahami oleh mayoritas masyarakat pasca-kolonialisme adalah suatu keniscayaan mendapati respon kebingungan di sesi perkenalan dengan orang baru ketika menyebut bahwa saya mahasiswa jurusan arsip. Ya, benar! Arsip.
Sederhananya, sistem bernama kearsipan adalah praktik atau proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen atau informasi secara terstruktur dan terorganisir. Dalam dunia yang lebih kekinian, kearsipan seringkali melibatkan penggunaan teknologi digital untuk mengelola arsip, termasuk dokumen elektronik, email, dan data digital lainnya. Tujuan utama kearsipan adalah memastikan informasi dapat diakses dengan mudah, dijaga keasliannya, dan tetap aman untuk jangka waktu yang lama. Dengan demikian, kearsipan memainkan peran penting dalam mempermudah pencarian informasi dan mendukung efisiensi kerja dalam era digital saat ini.
Tentu akan sangat wajar jika masyarakat dunia modern hari ini menganggap keilmuan ini usang adanya. Asosiasi kearsipan dan kertas-kertas lusuh amat sangat jamak saya temui. Namun ternyata, seyogyanya jurusan-jurusan ndakik-ndakik lainnya, kearsipan juga seakan tak ingin kalah pamornya.
Melalui tulisan ini saya ingin mengulas hal-hal yang akan menaikkan nama ilmu ini. Tak lain dan tak bukan, yaitu dengan mengaitkannya dengan fenomena yang sedang dan akan hangat selalu dibicarakan di ruang-ruang publik: Artificial Intelligence (AI).
Sebagaimana keilmuan dan hal-hal di kehidupan sehari-hari lainnya, AI atau kecerdasan buatan ini memberi dampak langsung yang signifikan dan bermanfaat terhadap kearsipan. Dalam prakteknya, kearsipan menitik beratkan pada efisiensi. AI dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses pengindeksan, penyortiran, dan penataan arsip yang mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual dan meningkatkan efisiensi.
Simbiosis mutualisme antara kearsipan dan Artificial Intelligence terletak pada pelibatan penggunaan teknologi AI untuk memperbaiki dan meningkatkan proses kearsipan.
Berikut adalah beberapa contoh korelasi antara keduanya:
Pencarian dan Penyortiran Otomatis
AI dapat digunakan untuk mengembangkan sistem pencarian otomatis yang lebih efektif dalam menemukan dan menyortir dokumen dan informasi dalam arsip. Teknik seperti pengenalan wicara, pemrosesan bahasa alami, dan analisis gambar dapat membantu mengenali konten dan konteks dokumen, sehingga memungkinkan sistem untuk mengindeks dan menyusun arsip secara lebih efisien dan efektif.
Pengelolaan Metadata
AI dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses pengelolaan metadata dalam kearsipan. Dengan analisis otomatis terhadap dokumen dan informasi, AI dapat mengenali dan mengekstrak informasi metadata yang relevan, seperti tanggal, kategori, atau tag, sehingga mempermudah pengelompokan dan pencarian arsip.
Pengklasifikasian dan Pengindeksan Otomatis
AI dapat membantu dalam mengklasifikasikan dan mengindeks dokumen secara otomatis berdasarkan karakteristik dan kontennya. Dengan menggunakan teknik pembelajaran mesin (machine learning), sistem AI dapat mengidentifikasi pola dan karakteristik dalam dokumen, sehingga mempermudah pengelompokan dan penempatan dalam kategori yang sesuai.
Pengenalan Entitas dan Relasi
AI dapat digunakan untuk mengenali entitas dan relasi antara dokumen atau informasi dalam arsip. Hal ini dapat membantu menghubungkan dan menyusun dokumen. Terutama dokumen yang berkaitan atau memiliki keterkaitan tertentu sehingga memudahkan pemahaman konteks dan hubungan antara dokumen-dokumen tersebut.
Selain peranan teknologi AI terhadap Ilmu Kearsipan, kearsipan sendiri krusial eksistensinya dalam pengembangan teknologi AI itu sendiri. Hal ini jelas tertuang dalam hal-hal sebagai berikut:
Sumber Data Pelatihan
Arsip menyediakan sumber data yang berharga untuk melatih dan mengembangkan model AI. Data arsip yang terstruktur dan terorganisir dapat digunakan untuk melatih algoritma AI dalam memahami konteks, pola, dan karakteristik data yang ada. Data ini dapat digunakan dalam berbagai aplikasi AI, seperti pemrosesan bahasa alami, pengenalan gambar, atau pemahaman konten dokumen.
Validasi dan Evaluasi
Arsip dapat digunakan sebagai sumber data untuk validasi dan evaluasi model AI. Dengan menggunakan data arsip yang mencerminkan situasi dunia nyata, pengembang AI dapat menguji dan memvalidasi keefektifan model mereka dalam menyelesaikan tugas tertentu. Data arsip yang terverifikasi juga dapat digunakan untuk mengukur kinerja model AI dan melakukan perbaikan atau peningkatan berkelanjutan.
Pengembangan Sistem Pencarian dan Klasifikasi
Ketersediaan arsip yang terstruktur dapat digunakan untuk mengembangkan sistem pencarian dan klasifikasi yang lebih baik. Dalam konteks AI, arsip dapat membantu dalam mengembangkan algoritma dan model AI yang mampu mengenali dan mengkategorikan dokumen dengan lebih akurat dan efisien. Dengan kemampuan ini, sistem pencarian dan klasifikasi dapat memberikan hasil yang lebih relevan dan terstruktur.
Preservasi dan Pemeliharaan Informasi
Arsip berperan dalam menjaga integritas dan ketersediaan informasi yang digunakan dalam pengembangan AI. Melalui praktik kearsipan yang baik, informasi dapat disimpan dengan aman, dijaga keasliannya, dan tetap dapat diakses dalam jangka waktu yang panjang. Hal ini penting untuk memastikan keberlanjutan dan kesinambungan pengembangan sistem AI yang memanfaatkan data arsip.
Dalam dunia yang semakin didominasi oleh perkembangan teknologi, korelasi antara ilmu kearsipan dan Artificial Intelligence memberikan potensi yang menarik. Melalui penggabungan pengetahuan dan praktik kearsipan yang mapan dengan kemampuan AI yang inovatif, kita dapat melihat peluang baru dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi.
Dalam menghadapi tantangan arsip yang semakin kompleks, kehadiran AI dapat memberikan solusi yang lebih efisien, presisi, dan adaptif. Dengan pengolahan data yang lebih cerdas, sistem pencarian yang lebih baik, dan pengelompokan yang lebih terstruktur, ilmu kearsipan dapat berkolaborasi dengan Artificial Intelligence untuk menciptakan lingkungan informasi yang lebih canggih dan produktif.
Melalui upaya bersama antara ilmu kearsipan dan AI, masa depan pengelolaan informasi dapat menjadi lebih cerah, membawa manfaat yang signifikan dalam berbagai aspek kehidupan kita.
Mari kita terus menjelajahi dan memanfaatkan potensi hubungan yang menarik antara kearsipan dan Artificial Intelligence ini untuk menciptakan dunia yang lebih teratur, terhubung, dan terinformasi. Dalam perjalanan ini, tetaplah terbuka terhadap kemungkinan inovasi dan terus terlibat dalam penelitian serta diskusi yang memperkuat peran kearsipan dan kecerdasan buatan dalam masyarakat modern.
Serta pada akhirnya ternyata kearsipan itu rupa-rupanya adalah bidang keilmuan yang keren juga ternyata ya.
Editor: Arlingga Hari Nugroho
Foto sampul: frimufilms on Freepik
